研修管理システム導入のメリットとは？脱エクセルで業務効率アップ！
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「エクセルを使わずに効率的な研修管理ができるシステムがほしい」
数年前のコロナ禍ではオンライン研修の数や種類が増え、企業の人事担当の方は研修管理の煩雑さに悩まされたことでしょう。加えて、アフターコロナに移行するにつれ対面研修のニーズが戻り、研修管理の手間が倍増したケースも少なくありません。エクセルや紙の受付簿などで、手動の研修管理を続けることに、限界を感じている方も多いのではないでしょうか。
本稿では、研修管理システムの機能や導入のメリット、研修管理システムの選び方と比較ポイント、企業事例について解説します。研修管理業務にお悩みの人事担当者やマネジャーの方に、参考にしていただければ幸いです。
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1. 研修管理システムとは
研修管理システムとは、研修の企画から実施、評価までを一元的に管理できるオンラインツールです。コロナ禍で増えたオンライン研修や動画研修はもちろん、対面研修にも対応しており、さまざまな種類の研修を一つのシステムで管理することができます。
研修は従業員教育の一環として行われる学習活動の一つであることから、研修管理は学習管理システム（LMS：Learning Management System）に含まれることが多くなっています。LMSは主に企業や教育機関において、eラーニングやオンライン研修などを実施する際のプラットフォームになるものです。
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eラーニングとは、インターネットを介したオンライン学習システムのことを指します。eラーニングサービスの中にも学習管理機能が備わっているものはありますが、対面研修をはじめとする他の研修を管理することはできません。
LMSにも含まれる研修管理システムであれば、eラーニングだけでなくオフライン研修や外部セミナーなど複数の学習プロセスを総合的に管理することが可能です。
企業の特性や個々の従業員の状況に合わせ、多様な学習方法を組み合わせるブレンディッドラーニングを効果的に進めるためにも、研修管理システムの活用は不可欠といえるでしょう。
1-1. 研修管理システムが必要な理由
エクセルなどを使用して手動で研修管理を行う場合、さまざまな要素を盛り込むためには工数が増え、入力作業においてもミスや漏れが発生しがちです。これらの課題への取り組みとして、研修管理システムの導入は有効な手段です。
東京商工会議所の調査[1]では、従業員の研修・教育訓練に関して「時間的余裕がない（業務多忙など）（41.6%）」「人材が不足（38.5%）」といった課題が多く挙げられています。研修のための調整業務や受講履歴の管理に追われ、業務が圧迫されている担当者も多いのではないでしょうか。
また、エクセルで過去の研修データを集計・分析するためには、人事担当者にある程度の技量が求められます。残念ながら多くの場合データを十分に生かせず、研修の効果測定や改善が難しくなっています。
研修管理システムがあれば、こうした課題を全て解決することが可能です。研修管理の手間を大幅に削減できるだけでなく、受講記録や成果を「可視化」することで教育プログラムの改善にも役立つからです。
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2. 研修管理システムの主な機能
研修管理システムには、主に下記の5つの機能があります。
- 研修の予約・キャンセル
- 出欠の確認
- 受講者の評価・フィードバックの管理
- 研修の効果測定
- ブレンディッドラーニングへの活用
2-1. 研修の予約・キャンセル
研修管理システムでは、受講希望者はオンラインで自ら研修の予約やキャンセルを操作できるため、人事担当者は都度の対応を必要としません。キャンセル待ちを自動で繰り上げる機能もあり、参加者の人数管理にかかる手間を削減することができます。
また人事担当者は、報告などが必要な場合にも予約状況や空き状況をいつでも確認でき、受講日が近づけば自動的にリマインドメールを送付することも可能です。
2-2. 出欠の確認
研修管理システムでは、受講者は自分で出欠を登録します。人事担当者はオンタイムで出欠状況が確認でき、各従業員が人材育成計画に沿って適切に学習を進められているかを確認できます。
2-3. 受講者の評価やフィードバックの管理
研修後にさまざまなデータを簡単に収集できることも、研修管理システムの強みです。受講者の評価、研修に関する講師と受講者双方のフィードバックなどを全て記録し、管理することができます。
2-4. 研修の効果測定
研修管理システムの最大のメリットは、受講者の目標達成度や研修のROI（Return on Investment: 投資収益率)などの効果測定ができることです。人材育成計画を立てる段階で研修の目標や指標を設定し、その効果を可視化することで、研修の価値や必要性を客観的に証明できる資料となるでしょう。
2-5. ブレンディッドラーニングへの活用
研修管理システムを使えばデータの連係も簡単にでき、eラーニングと対面研修などを組み合わせたブレンディッドラーニングにも有効活用できます。
ブレンディッドラーニングでは、各々の教育方法の強みを生かして弱点を補い合える学習プログラムを設定します。例えば、知識を習得するタイプの学習はeラーニング、知識を定着させる対話を促すなら対面研修など、多面的なアプローチによって受講者の学びを促進することが可能です。
関連記事： オンライン研修だけでは不安な時に ブレンディッドラーニングの勧め（弊社ブログサイトに遷移します）
3. 研修管理システムを使用するメリット
研修管理システムを使う主なメリットとしては、以下が挙げられます。
- 研修データの入力・管理業務を効率化できる
- 研修の成果が可視化できる
- キャリア開発プランの策定や研修内容改善に活用できる
研修管理システムを使えば、エクセル中心の研修管理と比べて日常的な業務効率は大幅に上がります。それだけでなく、従業員の学ぶ姿勢や成長意欲などの潜在的な能力を見いだし、有効なキャリア開発にもつなげることが可能です。
ここではエクセルと比較した際の効率アップ、および研修データを活用したキャリア開発プランの策定という視点から、研修管理システムのメリットについて解説します。
3-1. 研修データの入力・管理業務を効率化できる
研修管理システムには、研修に関する管理業務を大幅に効率化し、データの正確性が向上、さらには研修データの集計・分析もしやすくなるというメリットがあります。
まずは従業員が対面研修を受講することを想定し、出欠管理をエクセルで行う場合と研修管理システムで行う場合を比べてみましょう。
エクセルでは手動で出欠を記録する必要がありますが、研修管理システムでは受講者が自分で出欠記録を登録できることから、データの正確性が向上します。また、出欠率や遅刻率も、研修管理システムを使用すれば容易に集計・分析が行えます。
他にも、研修管理システムではキャンセル待ちの繰り上げ対応、リマインドメール送付などに一括対応することが可能です。
研修管理システム導入は、データ入力や管理業務の効率化はもちろん、データの正確性・管理のしやすさが向上することもメリットといえます。
3-2. 研修の成果が可視化できる
研修管理システムを利用すると研修の成果が可視化しやすくなり、手軽に有効なデータ収集を行えるようになります。エクセルと研修システムの比較は以下の通りです。
受講後の振り返り資料は貴重なデータですが、受講者がその場で考えたり書いたりすると時間がかかり、内容も不十分になりがちです。
研修管理システムなら研修後のアンケートやレポートについて、受講者が自分の都合の良いときにオンラインでゆっくり記入することができます。また回答フォームは選択式や記述式などの多様な形式を選択できることが多く、人事担当者は手軽に有効なデータ収集ができて研修の改善提案にも役立ちます。
データをまとめた後、上長への報告や受講者本人への結果通知なども一括で対応できるため、関係者が学習の効果や今後の課題などを手早く確認することが可能です。
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3-3. キャリア開発プランの策定や研修内容改善に活用できる
従業員一人一人に合わせたキャリア開発プランの策定、研修内容の改善についても研修管理システムの導入が大きなメリットをもたらします。以下の表でエクセルと研修管理システムの違いを見てみましょう。
従業員の人材データベースや教育プログラムの参加履歴は多岐にわたります。そのため、エクセルではさまざまな資料を確認しながらキャリア開発プランを策定したり、参照元のデータをまとめて管理するために複雑な関数や条件を設定したりといった手間がかかります。
しかし、研修管理システムでさまざまな情報を一元化すれば、人事担当者が新たに項目を設定する工数や入力ミスを減らすことができます。また、新たな教育プログラムの連絡についても、条件ごとに対象者を絞り、一括で対応することが可能となります。
こうしたデータを基に個別キャリア開発プランを策定すれば、それに沿って従業員の教育プログラムを改訂し、研修効率を上げることが可能です。最適なプランに基づく研修なら、受講者の満足度やモチベーションも向上するでしょう。
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日本経済団体連合会（経団連）による「人材育成に関するアンケート調査」[2]では、従業員の職務経験や能力を登録するデータベースがある企業は84.4％を占めています。
しかしそのほとんどは、経営層や人事部門、管理職などの一部でデータを共有しているのみで、データを広く社内で活用していると回答した企業はわずか4.6％です。
研修管理システムは管理業務を効率化し、人事担当者の個々の技量によらずデータの集計や分析がしやすいため、研修の品質を飛躍的にアップさせることにつながります。
データがありながら十分に活用されていない多くの企業にとって、研修管理システムは人材育成を改革する有効なツールとなるでしょう。
4. 研修管理システムの選び方と比較ポイント
研修管理システムにはあらかじめ多様な機能が装備されており、研修の企画、実施、評価、改善を一元的に管理することができます。しかし、逆に「機能が多すぎてどのシステムを選ぶべきかわからない」という方も少なくありません。ここでは研修管理システムの導入を検討している方に、選び方と比較ポイント、注意点をお伝えします。
4-1. 研修管理システムの選び方と比較ポイント
研修管理システムは自社の教育戦略に沿った研修規模や頻度を考慮し、その中で最もコストパフォーマンスの高いシステムを選択することが大切です。またこのとき、研修管理者だけでなく受講者にとっても使いやすいシステムを選ぶ視点が必要です。
参考までに、両者の視点からいくつかの比較ポイントを挙げてみましょう。
【人事担当者の視点】
- 「事前にアンケートを取りたい」「事後にレポートを提出させたい」など研修ごとのニーズに即しているか？
- 従業員一人一人の受講履歴を可視化でき、データを管理しやすいか？
- 研修以外のプログラムを含む、教育全体の管理ができるシステムか？
- 運用規模が想定と一致しているか？
- 提供形態はクラウドか？オンプレミスか？
【受講者の視点】
- 受講したい研修の検索や申し込みがスムーズにできるか？
- 研修日やレポート提出期限などのリマインド機能があるか？
- 受講者同士でコミュニケーションが取れるか？
これらのポイントを比較することで、自社に適したシステムはどれなのかを絞り込むことができるでしょう。
いま「研修管理業務の効率を上げたい」と考える人事担当の方も、自社に必要な教育プログラムの全体像を再考してみると、eラーニングやOJTなど多様な学習方法の必要性に気付くかもしれません。
eラーニングをはじめ、新たなシステムを導入するには時間やコストがかかります。研修管理システムの導入を検討するときには、自社の今後のニーズを考え、可能な限り汎用性のあるものを選ぶことをおすすめします。
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4-2. 注意点：研修内容や方法にも工夫が必要
研修管理システムは便利な機能を持っていますが、あくまでもツールに過ぎません。ツールを生かすためには、人事担当者が積極的に研修の品質向上に取り組むことが必要です。
研修が義務的に消化されるタスクではなく、一人一人の成長のきっかけとなるためには、やはり研修データの収集や分析が重要な役割を果たします。その結果に基づいて一連の教育プログラムを組むことで、一つ一つの研修の効果を上げることができるからです。
また、教育研修の内容や方法の充実にも目を向けましょう。
事前にeラーニングで知識を得て対面研修を受講するブレンディッドラーニングや、参加者間で対話を深めてレポートを共有したり、新たな学習コミュニティを形成したりするアクティブラーニングなど、人材育成の手法についての知識も身に付けたいものです。
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5. 研修管理システムを導入した企業事例
研修管理機能を持つLMSを取り入れることで、自社の従業員の教育効果を向上させた企業事例を2つご紹介します。
5-1. 株式会社JTB
株式会社JTBは、「人財」を育成する観点を「社員を育てる」から「社員が自ら育つこと支援する」へとシフトしました。その実現に向けた研修改革プロジェクトにおいてLMSを活用し、人材育成の見える化・データ化を推進しています。
まず社として求める人材像を明らかにし、そこにつながる段階的な指標を「レッスンルーブリック」に定めて学びの道筋を確立しました。一つ一つの研修をその中に位置付け、目的や意義、内容、最適な提供方法なども随時見直します。
また受講者側にとっても、「レッスンルーブリック」は自分に何が足りないのか、研修で何を身に付けるべきなのかといった指針になります。
この「レッスンルーブリック」を具体的に運用するために取り入れたのがLMSでした。LMSは誰もが時間や場所、デバイスを選ばずシステムにアクセスできるので、必要な学びや指針をいつでも提供することが可能です。
研修管理においても、案内の配信や申し込み受け付け・参加承認・成績登録・アンケート・レポートなど、必要な機能がパッケージ化されており、それまで自社で使っていたシステムを上回っていました。
さらに、LMSは研修アイテムによるプログラム作成もでき、eラーニングと集合研修のブレンディッドラーニングを実行できました。
また大企業向けに、事業部ごとの権限設定や受講対象者を属性ごとにグループ化できる機能などが備わっており、組織の実態に合わせやすいシステムであったことも導入理由の一つに挙げられています。
同社は、今後も学びを見える化・データ化することで、学び続ける・教えあう組織、改善し続ける組織の実現を目指しています。
5-2. 株式会社ポーラ
株式会社ポーラはコロナ禍を経て、接客者への教育プログラムを大きく進展させました。
以前は対面や紙ベースでの研修を実施していたため、調整の手間や教育履修データが蓄積されていないことが課題でした。その中で、新型コロナウイルス流行による緊急事態宣言が発動され、密を避けるためにも研修スタイルを変える必要に迫られたのです。
しかし、それはむしろ好機となり、知識習得はオンラインで学び、実技研修のみ対面とするブレンディッドラーニングを活用することになりました。
その結果、研修場所への移動時間がなくなって接客者が顧客との時間を優先できるようになり、さらに一人当たりの学習コンテンツ量だけでなく修了者の割合も大きく増えたとのことです。
こうした効果は研修管理システムの位置付けも大きく変えました。以前からLMSとして「P-Study」を確立していたものの、研修の予習や見直しなど補完的な使用が主で、閲覧数も教材によってばらつきがありました。
しかし、研修方法の変化でLMSの使用率が上がり、情報やコンテンツも増えたことで、研修ツールや社の情報発信ツールとしての存在感を増しています。増え続けた情報やコンテンツを整理し、利便性を高めるために2022年にリニューアルした「P-Study」は使用率が大きく上昇し、「使いやすくなった」と好評です。
学びや教育を「自分を高める楽しいもの」として認識してもらえるように、今後はよりエンターテイメント性を持たせていくことを目指しており、「P-Study」のさらなる活用が期待されます。
6. まとめ
研修管理システムは、研修の企画から実施、評価までを一元的に管理できるオンラインツールです。企業などの従業員教育の根幹となる学習管理システム（LMS：Learning Management System）に含まれることが多くなっています。
研修管理システムでは、対面研修以外にも、eラーニングなど複数の学習プロセスを総合的に管理することができます。そのため、多様な学習方法を組み合わせるブレンディッドラーニングを効果的に進めるためにも有効です。
エクセルなどでの研修管理は全てが手作業であることから、データ分析の精度が人事担当者の技量にかかっています。対して研修管理システムでは、あらかじめ多彩な機能が装備されているため、担当者の技量によらず有効なデータ活用ができます。
研修管理システムの主な機能として、研修の予約・キャンセル／出欠の確認／受講者の評価・フィードバックの管理／研修の効果測定／ブレンディッドラーニングへの活用の5つをご紹介しました。
研修管理システムの効果は多岐にわたります。例えば、新たに項目を設定する工数や入力ミスの削減、データの正確性向上、研修に対する受講者の自己管理や責任意識の醸成が挙げられます。
その他、アンケートなどの回答フォームはカスタマイズが可能なので、受講者は時間があるときにオンライン上で研修の振り返りができ、人事担当者は手軽に有効なデータ収集できることなども効果の一つです。
さらに、研修管理システムのデータを基に個別のキャリア開発プランを策定すれば、従業員の教育プログラムを改善でき研修効率のアップを期待できるでしょう。
研修管理システム導入の際、研修管理者と受講者のそれぞれにとって使いやすいポイントもご紹介しました。また注意点として、ツールだけでなく研修そのものの内容や方法を工夫していく必要性についても触れています。
最後に、研修管理システムによって教育効果を向上させた企業事例として、株式会社JTBと株式会社ポーラの取り組みをご紹介しました。
人材教育に関する施策は組織運営において重要な要素でありながら、その効果を分析することは簡単ではありません。研修管理システムは、目に見えにくい人の成長や学習の成果を可視化し、教育施策の効果を図るために役立つツールとなるでしょう。
[1] 東京商工会議所「研修･教育訓練、人材育成に関するアンケートの集計結果について」,2022年10月26日公表,P8,https://www.tokyo-cci.or.jp/file.jsp?id=1032200（閲覧日：2023年10月17日）
[2] 一般社団法人 日本経済団体連合会「人材育成に関するアンケート調査結果 」,2020年1月21日公表,P21, https://www.keidanren.or.jp/policy/2020/008.pdf（閲覧日：2023年10月17日）
