オンライン研修(WEB研修)のコツ 使える機能や企画の仕方を具体例に沿って解説

オンライン研修(WEB研修)のコツ 使える機能や企画の仕方を具体例に沿って解説

「集合研修の設計なら慣れているが、オンライン研修はどうも具体的なイメージがわかない。企画のコツを知りたい」

このようなお悩みをお持ちの人材開発部門の担当者・教育管理者の方は少なくないのではないでしょうか。新型コロナウイルスの感染拡大以降、多くの企業が集合研修のオンライン化を急ピッチで進めています。

東京商工会議所の調査では、従業員への研修について「オンライン研修のみ利用している」(24.6%)と、「通学研修とオンライン研修を併用している」(28.5%)を合わせて、50%以上の企業がオンライン研修を活用しながら研修を実施しているという結果が出ています[1]

また、同調査において、オンライン研修における課題について尋ねたところ、最多となったのは、「受講効果が見えづらい、不安がある」(64件)でした[2]

集合研修に関してはベテランの教育担当者の方でも、ほぼ未経験のオンライン研修となると、効果的な企画を準備するのに手探り状態という場合も多いのではないでしょうか。

オンライン研修は、実地型の集合研修とは異なる特徴があります。その特徴を理解し、Web会議システムの機能を使いこなしてこそ、集合研修と同等か、それ以上の高い効果が得られます。つまり、オンラインの強みを活かす、オンライン研修ならではの企画をすることが重要になります。

本稿では、効果的なオンライン研修をするためのコツをつかめるよう、オンライン研修の概要を整理し、企画の方法をステップでわかりやすく解説します。その他、Web会議システムの機能や企画の具体例も紹介します。

ぜひ参考にしてください。

 

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・オンライン研修前後にテスト、アンケート、レポートを提出させることができる
・LMS上の受講者画面には、自身が参加できるオンライン研修のみが表示されるため、簡単に参加できる

[1] 「従業員研修の実施状況に関するアンケート結果」,『東京商工会議所』, 2020 年 9 月 25 日, http://www.tokyo-cci.or.jp/file.jsp?id=1022981 (閲覧日:2021年1月19日)調査期間:2020年8月17日(月)~27日(木)、調査対象 1,000 社
[2] 同上

1. オンライン研修とは

オンライン研修とは、PCやスマホ・タブレットを使用して行われる研修のことです。「Webセミナー(ウェビナー)」「WEB研修」と呼ばれる場合もあり、PCやインターネット環境さえあれば、世界中のどこにいても受講することができます。

オンライン研修は、以下の2つのタイプに大別できます。

(1) 講師と受講者がリアルタイムでコミュニケーションを取れる双方向型
(2) あらかじめ用意された学習コンテンツや、録画した講義映像を視聴するオンデマンド型

コロナ禍で実地型の集合研修の代替手段としてオンライン研修が注目されている背景を踏まえ、本稿では (1) 双方向型について取り上げます。

オンライン研修の概要については、以下の関連記事をご参照ください。

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2. オンライン研修の全体像

オンライン研修の企画を作る前に、まず、全体像を確認しておきましょう。

基本は実地型の集合研修と変わりません。

企画 → 実践 → 評価 → 改善 でPDCAを回していきます。

 

図)オンライン研修全体像(PDCA)


ただし、実地型の集合研修とは、特徴や進め方などのコツが異なります。オンライン研修をスムーズに進め、高い効果を得るためには、実地型の集合研修との違いに注意しなければなりません。

その具体的な内容について、次章から、上記のサイクルのうち「企画」の部分について見ていきます。「実践」と「評価」、「改善」については以下の記事をご参照ください。

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3. オンライン研修企画のステップ

オンライン研修の企画について、どのように進めていけばよいか、どのような点に注意するべきか見ていきましょう。

 

ステップ(1) 集合研修との違いを把握し全体像を検討する
ステップ(2) Web会議システムを選定する
ステップ(3) 効果を高めるための工夫を盛り込む
ステップ(4) 必要なツールの確認をする
ステップ(5) 受講者に研修の概要を連絡する

 

ステップ(1) 集合研修との違いを把握し全体像を検討する

最初に、テーマ、受講対象者、学習内容など、全体像を検討します。これは実地型の集合研修と同様ですが、以下のようなオンライン研修の特徴を踏まえて検討する必要があります。

 

【オンライン研修と実地型の集合研修の違い】

 

これらの特徴を踏まえると、具体的には以下のような施策が考えられます。

・受講者の集中を切らさないため、また疲労を考慮して短時間のプログラムにする
・限られた時間内で成果を出すために、学習内容をピンポイントに絞る
 (例:ビジネスマナー → 電話応対について)
・挙手やうなずきなど「リアクションを大きくする」というルールを周知する
・実地型の集合研修より開催のハードルが低いため、日程を複数に分ける

 

ステップ(2) Web会議システムを選定する

次に、オンライン研修に必要不可欠なWeb会議システムを選定します。具体的なWeb会議システムやその特徴については、5章をご参照ください。

一般的に、有料版では接続人数や時間制限が緩和され、利用できる機能も増えますが、無料版でも一通りの機能は利用できます。まずは無料版を試してみるのも良いでしょう。

 

ステップ(3) 効果を高めるための工夫を盛り込む

Web会議システムには録音・録画、ブレイクアウトルーム(グループワーク)、アンケートの即時集計、資料の共有などさまざまな機能があります。せっかくオンライン研修を実施するのですから、それらを活かしより効果を高めましょう。具体的な例は5章、6章をご参照ください。

 

ステップ(4) 必要なツールの確認をする

オンライン研修には、以下のツールが必要です。次のステップ(5)のタイミングで受講者に伝え、用意してもらいましょう。

・PCまたはスマホ・タブレット(スムーズに接続可能か要確認)
・安定したインターネット環境
・Web会議システムのアカウント(ホストのみ必要で、受講者は不要な場合もあり)
・Webカメラ
・ヘッドセット(PC等の内蔵マイクは性能が不十分な場合がある。無線は電池切れなどの問題が起こる可能性もあるため有線がおすすめ)
・研修で使用する資料など

 

ステップ(5) 受講者に研修の概要を連絡する

企画が固まったら、受講対象者に日程や学習内容、ステップ(4)のツールの事前準備など概要を連絡します。

Web会議システムや料金プランによっては、スケジュールをカレンダーと連携できる機能があります。漏れなくスムーズに連絡するため利用するとよいでしょう。さらに、LMSを導入していれば、効率的に連絡できるだけでなく、リマインドまで自動で発信が可能な場合があります。資料の共有も簡単です。詳細は5-3.をご確認ください。

ここまで、オンライン研修を企画する際のステップを確認しました。ぜひ参考にしていただき、オンライン研修ならではの強みを活かす企画を検討しましょう。

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4. うまくいくオンライン研修を企画するコツ

前章のステップを実践する際、以下の点に配慮するとより効果を高めることができます。

 

・受講者同士の交流の機会を作る
・受講人数を増やしすぎない
・オンライン特有の気の緩みや疲労への対策
・オンライン研修に不向きな学習内容への対策

 

・受講者同士の交流の機会を作る

研修の目的はスキルの修得や学習ですが、受講者同士の情報交換や交流も大事な要素です。

しかしオンライン研修では、PCの画面越しでやり取りするため、実地型の集合研修に比べて交流しづらくなってしまいます。そのため、意識して交流の機会を作ることが望ましいです。

例えば、Web会議システムの機能を利用してグループワークを取り入れたり、研修後に社内SNSなどを活用して交流の場を作り振り返りを行ったりということが考えられます。

関連記事
>>オンラインでグループワークをする方法 研修向きWeb会議システム5選

 

・受講人数を増やしすぎない

Web会議システムや、その料金プランによっては数百人が同時に参加できる場合もあります。しかし受講人数が多すぎると、講師側の一方的な情報発信になりがちです。

また、講師の目が全員に届きにくいため、積極的に学ぼうとせず、ただ出席しているだけの受講者も出てくるでしょう。

学習の効果を高めるためにも、なるべく講師の目が届く範囲の人数に抑えるようにしましょう。

 

・オンライン特有の気の緩みや疲労への対策

オンライン研修は、自宅でも受講することができます。慣れてくれば、人によっては気持ちが緩んでしまうこともあるでしょう。一方で、PCの画面に集中し、常に他人や自分の顔を見続けることは、精神的にも肉体的にも緊張が続き、疲れやすくなります。

このような緩みや緊張・疲労を緩和するには、例えば、適宜オフライン状態の休憩を入れると良いでしょう。

また、オンライン研修中にあえて一定時間オフラインの時間を設け各自で課題をこなし、再度オンライン状態で答え合わせをするなど、気持ちのメリハリをつける工夫をするのも良いでしょう。

 

・オンライン研修に不向きな学習内容への対策

例えば、飲食業の調理など道具を使用する実技や、店舗におけるお客様案内などは、オンライン研修には不向きと言えます。

このような場合は、知識の修得をオンライン研修やeラーニングで事前に行い、実技の修得を実地型の研修で行うブレンディッドラーニングを検討してはいかがでしょうか。

事前に知識を修得しておくことで実地型の研修の回数を減らし、内容を実技のみに絞ることができます。

関連記事
>>オンライン研修だけでは不安な時に ブレンディッドラーニングの勧め

 

このようなオンライン研修の特徴に合わせた配慮や対策を行うことで、集合研修と同等、またはそれ以上の効果を得ることができるでしょう。

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5. Web会議システムの効果的な使い方

オンライン研修には、Web会議システムの導入が不可欠です。ここでは、Web会議システムの機能や便利な使い方について見ていきます。

 

5-1. 代表的なWeb会議システム

Web会議システムには数多くの種類がありますが、以下の5つは企業のオンライン研修に使いやすいと考えられます。

(1) Zoom
公式サイト
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

(2) Microsoft Teams
公式サイト
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software

(3) Google Meet
公式サイト
https://meet.google.com/

(4) Cisco Webex Meetings
公式サイト
https://www.webex.com/ja/index.html

(5) Remo
公式サイト
https://remo.co/

上記のWeb会議システムの特徴などは、以下の関連記事をご確認ください。

なお、当社のLMS「CAREERSHIP®」を各種Web会議システムと連携することで、より便利で効率的なオンライン研修の管理が可能です。詳細は5-3.と以下をご参照ください。

参考:統合型LMS(学習管理システム)CAREERSHIP® 動画ストリーミング配信機能
https://www.lightworks.co.jp/services/careership/function-videostreaming

 

5-2. オンライン研修で使える便利な機能

一般的なWeb会議システムには、オンライン研修で使えるさまざまな便利な機能があります。積極的に利用してオンライン研修を効果的なものにしましょう。

 

・録音・録画
・画面共有
・グループワーク機能
・アンケート/投票

 

・録音・録画

実地型の集合研修を録音・録画するには、ボイスレコーダーやビデオカメラなどが必要になります。しかしオンライン研修では、Web会議システムの録音・録画機能を利用すれば、そのような機材を用意する必要がありません。

また、録音・録画のデータをPCに取り込む手間もありません。参加できなかった受講者が後から見直したり、プレゼンテーションを録画し、研修中にそれを見ながら改善点を検討したりすることが簡単にできます。

 

・画面共有

任意の画面を受講者に共有することができます。同じ画面を見ながらなので意思疎通がスムーズで理解も早いでしょう。

ペーパレス化を推進していたり、セキュリティ面で資料を配布したくない場合なども、この機能が役立ちます。

 

・グループワーク機能

Web会議システムによって、ブレイクアウトルーム、ブレイクアウトセッションなどと呼ばれます。例えば15人の受講者を3人ずつ、5つのグループに分け、グループ内だけで議論や資料の共有などができます。

オンライン研修では受講者は講師の話を聞くことが多くなりがちですが、グループワークをプログラムに組み込めば、受講者自身の考えをアウトプットしやすくなります。

話を聞くだけの場合よりも学習効果を高められる上、受講者同士の交流も深めることができます。


・アンケート/投票

Web会議システム上でアンケートを作成し、受講者が回答すると即時集計され、結果を表示できる機能です。

例えば、オンライン研修の導入で出身地を尋ねて雰囲気を暖める、チームごとの発表の後にどのチームが一番良かったか投票する、などの使い方が考えられます。

受講者が講師の話を聞くだけでなく、研修に「参加している」と意識させ、モチベーションを維持するために有効です。

Web会議システムのさまざまな機能を活用して、オンライン研修をより便利に、効果的なものにしていきましょう。

 

5-3. LMSと連携すれば研修以外の教育も一元管理が可能

オンライン研修の実施にあたっては、実地型の研修と同様、個々の研修ごとに対象者の選定、出席状況の把握、受講者の理解度を把握し研修の内容を改善する、といった業務が発生します。

実地型の研修とは勝手が違うことで、スムーズにいかなかったり、業務が煩雑化する場合も多いでしょう。

そこで役立つのがLMS(Learning Management System:学習管理システム)です。Web会議システムとLMSを連携することにより、オンライン研修とその他の教育を体系的に管理し、研修管理業務に関する問題を解消することが可能です。

例えば、当社のLMS「CAREERSHIP®」では、以下のようなことができます。

・オンライン研修参加者の柔軟で効率的な選抜・公募等
・参加案内やリマインドを自動化
・簡単な出欠管理、参加状況の履歴をデータ化
・研修前後のテスト・アンケート・レポート提出による受講者の理解度把握
・WEB会議システムで録画した動画を配信
・個別運用していたオンライン研修を社員・スタッフ教育体系に取り込む
 ※教材作成ツール「教材コーチ君®」を導入されている場合

ただし、すべてのLMSがWeb会議システムと連携できるわけではありません。事前によく確認しておきましょう。

 

オンライン研修の管理にも統合型LMS
「CAREERSHIP®」
CAREERSHIP

上場企業売上高ランキング上位100社のうち47%の導入実績!
外部のWEB会議システムや動画配信システムとCAREERSHIP®を連携することで、ライブ/オンライン研修も、 他のeラーニングや集合研修と同様にLMS上で管理することができます。

【連携メリット】
・自社で利用しているWEB会議システムをそのまま利用できる
・参加者を選抜したり公募したりできる(申請承認フローの設定)
・参加者への案内やリマインドを自動化できる
・簡単な出欠管理ができる
・WEB会議システム側で録画した動画を、LMS上で欠席者に事後配信できる
・オンライン研修前後にテスト、アンケート、レポートを提出させることができる
・LMS上の受講者画面には、自身が参加できるオンライン研修のみが表示されるため、簡単に参加できる

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6. 具体的な企画案

ここまで、オンライン研修企画のステップ、うまくいくコツ、Web会議システムの機能について見てきました。

以下に、それらを踏まえた企画の具体例を掲載します。ぜひ参考にしてください。

 

テーマ:電話応対の基礎を身に付ける

対象者:新入社員(12人グループ×5)

日程:全2回+確認テスト+フィードバック

POINT長時間過ぎない、休憩を挟む

第一回 〇月×日:55分(休憩10分含む)
第二回 ○月△日:75分(休憩10分含む)
確認テスト 〇月□日までにeラーニング上で受講
フィードバック 〇月中を目途に確認テストの結果をフィードバック

 

POINTWeb会議システムの機能を活用

使用するWeb会議システム:Zoom(有料コースを契約(無料版の制限時間内に収まらないため))
ブレイクアウトルーム(グループワーク)機能を利用してロールプレイを行い、録画。それを聞いて改善点を検討。

 

・第一回
(1) 導入(挨拶や自己紹介など):5分 
→ 雰囲気づくり
(2) 受講者にアンケートを取り(例:電話応対に苦手意識があるかどうか、気を付けることは何だと思うか、など)、即時集計で結果確認(アンケート機能を利用):10分 
→ 受講者にアンケート回答をさせることで「研修に参加している」ことを意識付ける
(3) 上記の結果から何が課題となるか確認、解決方法や注意点などを検討(講師と受講者でやりとり):10分(時間が余るようなら(2)、(3)を繰り返す)
→ 双方向のやりとりによって、受講者は情報のインプットだけでなくアウトプットを行える。
(休憩10分)
(4) 資料映像でお手本を確認:5分
(5) 2人でペアを作り、事前配布した資料に基づきロールプレイを行う。
 役の入れ替えあり。これは録画しておく(ブレイクアウトルームと録画機能を利用)。:15分

・第二回
(1) 導入(前回の復習など):5分
(2) 前回のペアを3つ組み合わせた6人グループを作り、前回のロールプレイの録画を見る。それぞれのペアの良い点、改善点を検討。
講師が適宜アドバイスに入る(ブレイクアウトルーム機能を利用)。:20分
(3) 全体で課題や改善点を共有、講師がアドバイス:10分

(休憩10分)

(4) (3)を踏まえ、同じペアで再びロールプレイ(前回同様で録画あり、ブレイクアウトルームと録画機能を利用):15分
(5) 全体で代表グループ(講師がランダムで指名)の第一回と第二回の録画を見比べ、改善された点などを話し合う。:10分
(6) 総括:5分

 

・確認テストの受講

POINT連携したLMSの機能を活用

〇月□日を期限として確認テストに回答するよう連絡。一週間前に未受講の者にリマインドメールを送信(LMSによる)。

 

・フィードバック
〇月中を目途に確認テストの結果を個別にフィードバックする。必要に応じてオンライン研修時のロールプレイの録画もフィードバックの材料にする。

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7. まとめ

オンライン研修とは、PCやスマホ・タブレットを使用して行われる研修のことです。「Webセミナー」「ウェビナー」と呼ばれる場合もあり、PCやインターネット環境さえあれば、世界中のどこにいても受講することができます。

オンライン研修の全体像は、基本は実地の集合研修と変わりません。

企画 → 実践 → 評価 → 改善 でPDCAを回していきます。

ただし、実地型の集合研修とは、特徴や進め方などのコツが異なります。オンライン研修をスムーズに進め、高い効果を得るためには、集合研修との違いに注意しなければなりません。

オンライン研修の企画は、以下のようなステップで作ります。

ステップ(1) 集合研修との違いを把握し全体像を検討する
ステップ(2) Web会議システムを選定する
ステップ(3) 効果を高めるための工夫を盛り込む
ステップ(4) 必要なツールの確認をする
ステップ(5) 受講者に研修の概要を連絡する

上記のステップを実践する際、以下の点に配慮するとより効果を高めることができます。

・受講者同士の交流の機会を作る
・受講人数を増やしすぎない
・オンライン特有の気の緩みや疲労への対策
・オンライン研修に不向きな学習内容への対策

企業のオンライン研修向けの代表的なWeb会議システムには、以下の5つがあります。

(1) Zoom
(2) Microsoft Teams
(3) Google Meet
(4) Cisco Webex Meetings
(5) Remo

一般的なWeb会議システムには、以下のような便利な機能があります。

・録音・録画
・画面共有
・グループワーク機能
・アンケート/投票

Web会議システムとLMSを連携すると、オンライン研修とその他の教育を体系的に管理し、以下のように研修管理業務を効率化できます。

・オンライン研修参加者の柔軟で効率的な選抜・公募等
・参加案内やリマインドを自動化
・簡単な出欠管理、参加状況の履歴をデータ化
・研修前後のテスト・アンケート・レポート提出による受講者の理解度把握
・WEB会議システムで録画した動画を配信
・個別運用していたオンライン研修を社員・スタッフ教育体系に取り込む

今回ご紹介したステップやコツを踏まえてオンライン研修を企画すれば、オンライン研修の運用に不慣れでも、効果的な研修を実施することができるでしょう。

オンライン研修は、新型コロナウイルスの影響で普及が後押しされた形ですが、今、オンライン研修の仕組みを整備しておけば、今後も有事の際に必要な教育を中断せずに続けられます。

加えて、現在、人事業務の効率化の必要性などからHR Techが注目されています。今後は研修だけでなく、人材育成全体のオンライン化が求められるようになるでしょう。

関連記事
>>HR Tech とは?導入メリットやトレンドをご紹介[業界カオスマップ付]

この機会に、オンライン研修の枠組みの整備を検討してみてはいかがでしょうか。

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参考)
「研修のプロに聞くZoomを活用したオンライン研修のコツ」,『@人事』』,2020年5月20日,https://at-jinji.jp/blog/33776/(閲覧日:2021年1月8日)
「【保存版】オンライン研修を成功させるために必要なポイントを「準備・研修中・研修後」にわけて解説」,2020年8月18日最終更新,https://hrnote.jp/contents/sosiki-shimurakenshu-0428/(閲覧日:2021年1月8日)
「5分で分かる「オンライン研修」!成功の秘訣やツールを事例付きで解説」,『テレワークナビ』,2020年10月22日,https://www.nice2meet.us/what-is-online-training-and-what-can-we-do-for-success(閲覧日:2021年1月8日)
志村智彦「オンラインzoom研修を成功させるための17の視点〜2日間の研修をzoomでやり切って見えてきたこと〜」,『note』,2020年4月14日,https://note.com/kokolozashi/n/n372401d28b59

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